PRIVACY KOMPAKT: MODULARE DATENSCHUTZPAKETE FÜR KLEINST- UND KLEINUNTERNEHMEN SOWIE KLEINE VEREINE

Datenschutz ist keine Frage der Größe – sondern der Verantwortung. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. – im kirchlichen Bereich – des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) gebunden. Auch dann, wenn das Team nur aus zwei, drei oder fünf Personen besteht.

Genau hier setzt Privacy KOMPAKT an: ein modulares Beratungspaket, das speziell für Organisationen mit bis zu fünf Mitarbeitenden entwickelt wurde. Klar strukturiert, bezahlbar und ohne unnötigen Ballast.

1        WARUM AUCH KLEINE ORGANISATIONEN DATENSCHUTZ BRAUCHEN

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Wir sind doch zu klein – uns betrifft das nicht." 

Tatsächlich sieht die Rechtslage anders aus:

Die DSGVO gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten – unabhängig von der Mitarbeitendenzahl, vom Sportverein, über die Kindergarteninitiative bis zum Optiker vor Ort.

Das KDG verpflichtet kirchliche Einrichtungen ebenso umfassend, vom Pfarrverband bis zum (Jugend-)Verband

Die in § 38 BDSG bzw. § 36 KDG verankerte Schwelle von „in der Regel mindestens 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind“ betrifft ausschließlich die Pflicht zur Bestellung einer:eines Datenschutzbeauftragten – nicht die übrigen Datenschutzpflichten. Soweit keine Verpflichtung für die Benennung besteht, hat der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter die Erfüllung der Aufgaben des:der Datenschutzbeauftragten in anderer Weise sicherzustellen.

Heißt im Klartext: insbesondere Datenschutzinformationen, Datenschutzerklärung der Webseite, Verarbeitungsverzeichnis, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Einwilligung für Fotos und Social-Media oder die Cloud sowie – bei KI-Einsatz – eine dokumentierte Bewertung sind auch für Kleinstorganisationen Pflicht. Lesen Sie hierzu auch in unserem Blog unter: https://www.datafreshup.de/blog/datenschutz-für-vereine-und-kmu-die-5-wichtigsten-pflichten.

👉 Sie sind unsicher, was für Ihre Organisation gilt? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch – wir klären das gemeinsam.

2       TYPISCHE FEHLER, DIE WIR IN DER PRAXIS SEHEN

In der Beratung kleiner Unternehmen und Vereine begegnen uns immer wieder dieselben Lücken:

·      Veraltete oder fehlende Datenschutzinformationen auf Website und Social Media oder für Mitglieder und Kinder – ein Verstoß gegen Art. 13/14 DSGVO bzw. §§ 15/16 KDG.

·      Kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, obwohl regelmäßig (z. B. von Mitgliedern oder Kindern oder Kund:innen) personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 30 DSGVO bzw. § 31 KDG).

·      Technisch-organisatorische Maßnahmen existieren nicht oder wurden nie aktualisiert, keine Kenntnis über die Zulässigkeit der verwendeten Software(Art. 32 DSGVO bzw. § 26 KDG i. V. m. §§ 6–7 KDG-DVO).

·      KI-Tools im Einsatz ohne datenschutzrechtliche Bewertung – obwohl ab dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten nach Art. 50 EU AI Act anwendbar werden; keiner weiß wer, welche KI zu welchen Zwecken nutzt und wo die Daten hinfließen.  

·      Annahme, „klein“ sei gleichbedeutend mit „nicht betroffen“ – ein gefährlicher Trugschluss vor allem für Vereine und kleine Geschäfte mit Kund:innen-Daten.

3       VIER TYPISCHE SITUATIONEN AUS UNSEREM BERATUNGSALLTAG

Wie sieht das in der Praxis aus? In unserer täglichen Arbeit begegnen uns immer wieder dieselben Muster – quer durch Branchen und Organisationsformen. Die selbstständige Coachin, deren Datenschutzerklärung längst nicht mehr zur tatsächlich eingesetzten Tool-Landschaft passt. Die Vertriebspartnerin im Direktvertrieb, die hunderte Kundenkontakte – inklusive sensibler Gesundheitsdaten – ungesichert auf dem privaten Laptop verwaltet. Die ehrenamtlich geführte Elterninitiative oder der kleine Verein, in dem Kommunikation und sogar Kinderfotos selbstverständlich über WhatsApp laufen. Und der Handwerksbetrieb, dessen gesamte Kundendatei auf einem unverschlüsselten Gerät liegt, das auf einer Baustelle schnell verloren geht. Oder der:die Optikerin die:der diverse Gesundheits- und Kund:innendaten in seiner:ihrer Kundendatei speichert. So unterschiedlich diese Fälle wirken, sie haben drei Dinge gemeinsam: Es fehlen aktuelle Datenschutzinformationen, es gibt kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und es sind keine technisch-organisatorischen Maßnahmen dokumentiert. Genau diese Lücken adressiert Privacy KOMPAKT – pragmatisch, modular und auf die Realität kleiner Strukturen zugeschnitten. 

4      PRIVACY KOMPAKT – DAS MODULARE KONZEPT IM ÜBERBLICK

Privacy KOMPAKT besteht aus einem obligatorischen Basismodul und drei optionalen Aufbau- bzw. Ergänzungsmodulen. So zahlen Sie nur das, was Sie wirklich brauchen.

4.1        BASISMODUL

✅ Bewertung des Status quo nach DSGVO bzw. KDG

✅ Bestandsaufnahme der aktuellen Datenverarbeitungen

✅ Erstellung rechtskonformer Datenschutzinformationen (Website, Social Media, Kund:innen, Mitglieder)

✅ Compliance CheckUp | Premium – der Check für deine Webseite und dein Social Media-Auftritt

4.2       AUFBAUMODUL „DOKU“

Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten zu vier typischen Bereichen:

📋 Bewerbungsmanagement

📋 Mitarbeitendenverwaltung

📋 Social Media & Kommunikation

📋 Kund:innenverwaltung bzw. Mitglieder- / Teilnehmendenverwaltung

Optional: Erstellung weiterer relevanter Verarbeitungstätigkeiten im begleiteten Termin (gg. Aufpreis nach Stundensatz)

(optional ergänzbar: KI-Management)

4.3       AUFBAUMODUL „TOMS“

✅ Fragebogengestützte Selbstabfrage der bestehenden TOMs

✅ Erstellung und Bewertung aktualisierter TOMs durch Datenschutzbeauftragte:n

Optional: gemeinsames Ausfüllen im begleiteten Termin (gg. Aufpreis nach Stundensatz)

4.4      ERGÄNZUNGSMODUL „KI“

Hintergrund: Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) bringt ab 2. August 2026 verbindliche Transparenz- und Dokumentationspflichten für Betreiber von KI-Systemen mit sich – auch für kleine Organisationen.  

✅ Erfassung aller eingesetzten bzw. geplanten KI-Werkzeuge

✅ Datenschutzrechtliche Bewertung

✅ KI-Folgenabschätzung

⚠️(Ausgeschlossen bzw. mit Aufpreis gem. Stundensatz zubuchbar: Hochrisiko-KI-Systeme)

5       PRAXISEMPFEHLUNG: SO GEHEN SIE VOR

·      Starten mit dem Basischeck – Datenschutzinformationen erstellen lassen und Status quo bewerten.

·      Dokumentation aufbauen – die vier zentralen Verarbeitungstätigkeiten erfassen.

·      TOMs erstellen – Fragebogen ausfüllen, TOMs durch Datenschutzbeauftragte:n dokumentieren.

·      KI-Einsatz prüfen – KI-Werkzeuge inventarisieren, bewerten, Folgenabschätzung durchführen.

Mit jedem Modul liegen Ihnen konkrete Nachweisdokumente vor – als Beleg gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 5 Abs. 2 DSGVO/ § 7 Abs. 2 KDG: Rechenschaftspflicht) bzw. der kirchlichen Datenschutzaufsicht.

6      IHR NUTZEN AUF EINEN BLICK

Stressfreie Rechtssicherheit ohne interne Überlastung

Fixe Einstiegspreise pro Modul – keine versteckten Kosten; kostenloses Beratungsgespräch zu Beginn um konkrete Bedarfe zu erheben

Zugang zu Expertise, ohne dauerhaft eigene Ressourcen zu binden

Risikominimierung vor Bußgeldern und Reputationsschäden

Nachhaltige Nachweisfähigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden

7       BEREIT FÜR DEN NÄCHSTEN SCHRITT? 🚀

Datenschutz ist kein Hindernis – richtig aufgesetzt ist er ein Wettbewerbsvorteil, der Vertrauen bei Kund:innen, Mitgliedern und Geschäftspartner:innen schafft.

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Mit Privacy KOMPAKT starten Sie kompakt, bauen gezielt auf – und bleiben nachweislich sicher.