EXTERNE:R DATENSCHUTZ-BEAUFTRAGTE:R - IHR WETTBEWERBSVORTEIL
04.12.24
Datenschutz wirkt auf viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) und Vereine zunächst wie eine bürokratische Bürde. Doch ein externe:r Datenschutzbeauftragte:r (DSB) kann nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch einen bedeutenden strategischen Vorteil bringen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Entscheidung für eine:n externe:n DSB Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärkt – und wie diese Wahl Ihnen hilft, effizienter und sicherer zu arbeiten
1. DATENSCHUTZ: EINE HERAUSFORDERUNG FÜR KMUS UND VEREINE
Mit der Einführung der DSGVO und des KDG sind die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten enorm gestiegen. Für KMUs und Vereine, die ohnehin knappe personelle und finanzielle Ressourcen haben, kann die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien eine Mammutaufgabe sein.
Ein internes Datenschutzteam aufzubauen, birgt oft erhebliche finanzielle und organisatorische Hürden:
Hohe Personalkosten: Ein:e interne:r DSB kostet – inklusive Gehalt, Weiterbildungen und Sozialleistungen – schnell 40.000–100.000 € jährlich.1 Selbst bei einer Halbtagsstelle wären dies 20.000-50.000 € / Jahr.
Schulungsaufwand: Damit der interne DSB auf dem neuesten Stand bleibt, sind regelmäßige Schulungen (ca. 1.500–4.000 € pro Jahr) unerlässlich und rechtlich vorgeschrieben.
Technische Ausstattung: Datenschutzmanagementsysteme (DSMS) und Softwarelösungen kosten zusätzlich 1.500–4.000 € jährlich.
Zeit und Ressourcen: Mitarbeitende müssen die:den interne:n DSB bei der Umsetzung unterstützen, was jährlich ca. 8.000–12.000 € an Personalkosten verschlingt.
Die Gesamtkosten summieren sich schnell auf 31.000 bis 130.000 € pro Jahr – ein finanzieller Kraftakt für viele KMUs und Vereine.*
2. DIE VORTEILE EINES EXTERNEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Ein:e externe:r Datenschutzbeauftragte:r bietet eine flexible und kosteneffiziente Lösung. Mit jährlichen Kosten von nur 4.000–30.000 €, abhängig vom gewünschten Leistungsumfang, profitieren KMUs und Vereine gleich mehrfach:
Kostenersparnis: Ein:e externe:r DSB ist deutlich günstiger als ein internes Datenschutzteam. Dadurch bleiben finanzielle Mittel für andere wichtige Unternehmensbereiche verfügbar.
Höhere Fachkompetenz: Externe Datenschutzbeauftragte verfügen über breites Wissen, das durch kontinuierliche Weiterbildung und Praxiserfahrung in unterschiedlichen Branchen stets aktuell ist. Neuerungen, wie die geplante EU-KI-Verordnung, werden von externen Expert:innen frühzeitig erkannt und proaktiv umgesetzt. Interne DSBs hingegen müssen für solche Themen oft erst geschult werden, was Zeit und Geld kostet.
Flexibilität: Ein:e externer Datenschutzbeauftragte:r lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens oder Vereins anpassen – von sporadischen Projektanfragen bis zur kompletten Betreuung. Sollte der Bedarf steigen oder sinken, kann der Leistungsumfang unkompliziert angepasst werden. Auch der Wechsel zu einem anderen Anbieter:in ist bei Bedarf je nach Vertragsgebundenheit einfach möglich. Ein interner DSB genießt hingegen besonderen Kündigungsschutz und ist oft langfristig gebunden. Sollten sich also die Anforderungen ändern, entsteht für das Unternehmen oder den Verein ein erhebliches Risiko, das wiederum mit Kosten und KnowHow-Verlust einhergehen kann.
Entlastung interner Ressourcen: Ein:e externe:r DSB übernimmt sämtliche Datenschutzaufgaben, sodass Ihre Mitarbeitenden sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Das steigert die Effizienz und minimiert Reibungsverluste.
3. DATENSCHUTZ ALS WETTBEWERBSVORTEIL
Datenschutz ist nicht nur ein notwendiges Übel, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil, wenn er professionell umgesetzt wird. Unternehmen und Vereine, die transparente und zuverlässige Datenschutzmaßnahmen nachweisen können, genießen bei Kund:innen, Mitgliedern und Partner:innen ein höheres Vertrauen.
Stärkung des Markenimages und Attraktivität für Partner und Investoren: Datenschutz ist ein Zeichen für Professionalität und zukunftsorientiertes Handeln. Investor:innen und Geschäftspartner:innen legen zunehmend Wert auf rechtliche Compliance. Unternehmen oder Vereine, die in diesem Bereich vorbildlich agieren, haben einen klaren Vorteil in Verhandlungen oder bei der Kapitalbeschaffung. In einer Zeit, in der Datenschutzverstöße regelmäßig Schlagzeilen machen, ist ein professionelles Datenschutzmanagement also ein starkes Argument für Vertrauen und Zuverlässigkeit.
Verkaufsvorteil: Nachweise wie Auditberichte oder Zertifikate können im Vertrieb genutzt werden, um potenzielle Geschäftspartner:innen zu überzeugen und sich von der Konkurrenz abzuheben. In in bestimmten Branchen können diese sogar Voraussetzung sein, um an Ausschreibungen teilzunehmen oder Partnerschaftsverträge abzuschließen zu können.
Risikoabsicherung als Vorteil: Unternehmen und Vereine mit professionellem Datenschutz minimieren nicht nur das Risiko von Bußgeldern, sondern schützen sich auch vor Reputationsverlust. Dies hat einen direkten finanziellen Nutzen und verhindert langfristige Schäden am Unternehmensimage. Studien zeigen, dass Unternehmen nach Datenschutzskandalen oft Jahre brauchen, um verlorenes Vertrauen zurückzugewinnen.
Kundenzentrierung durch Datenschutz: Datenschutz zeigt, dass das Unternehmen oder der Verein die Interessen seiner Kund:innen bzw. Mitglieder in den Mittelpunkt stellt. Dies kann gerade in wettbewerbsintensiven Branchen ein entscheidendes Differenzierungsmerkmal sein. Kunden bzw. Mitglieder fühlen sich sicherer und sind eher bereit, langfristige Beziehungen einzugehen.
Markenloyalität durch Datenschutzskandale bei Konkurrenten: Datenschutzverstöße der Konkurrenz bieten Unternehmen oder Vereinen die Möglichkeit, sich aktiv als sicherer und vertrauenswürdiger Partner zu positionieren. Eine proaktive Kommunikation über Datenschutzmaßnahmen zeigt Kunden, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind.
Vorteil bei Innovationen: Ein gut aufgestelltes Datenschutzmanagement erleichtert die Einführung neuer Technologien oder digitaler Geschäftsmodelle, da rechtliche Compliance von Anfang an integriert ist. Das ermöglicht eine schnellere Markteinführung und vermeidet Verzögerungen durch nachträgliche Anpassungen.
4. FAZIT: EXTERNER DATENSCHUTZ - EINE STRATEGISCHE INVESTITION
Ein:e externe:r Datenschutzbeauftragte:r ist für KMUs und Vereine weit mehr als eine kostengünstige Alternative zum internen DSB. Diese Lösung bietet:
Effiziente Kostenkontrolle
Zugang zu stets aktuellem Fachwissen
Maximale Flexibilität bei gleichzeitig minimalem Risiko
Die Möglichkeit, interne Ressourcen zu schonen und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken
In einer digitalen Welt, in der Datenschutz eine zentrale Rolle spielt, sollten KMUs und Vereine die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten als strategische Investition in ihre Zukunft betrachten.
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*Bitte beachten Sie, dass diese Angaben Durchschnittswerte sind und je nach Unternehmensgröße, Region und spezifischen Anforderungen variieren können.
**Gültig von 31.10.-31.12.24
[1] Kununu: Datenschutzbeauftragte:r Gehalt, Online verfügbar unter: https://www.kununu.com/de/gehalt/datenschutzbeauftragte-r-45615, zuletzt aufgerufen am 04.12.2024.
