DATENSCHUTZBERATUNG – WHAT?!

1        IHRE SCHLÜSSELROLLE FÜR RECHTSSICHERE UND STRESSFREIE DATENSCHUTZ-COMPLIANCE

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der Schutz personenbezogener Daten nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein entscheidender Vertrauensfaktor für Kund:innen, Mitglieder und Partner:innen. Unternehmen und Vereine stehen vor der Herausforderung, komplexe Datenschutzanforderungen wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), das KDG (Kirchliches Datenschutzgesetz), das TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) und den EU AI Act zu erfüllen. Doch wie gelingt das ohne juristisches Fachwissen und mit begrenzten internen Ressourcen?

Hier kommt die Datenschutzberatung ins Spiel. Datenschutzberater:innen sind Ihre kompetenten Partner:innen, die Sie dabei unterstützen, Datenschutzanforderungen effizient und rechtssicher umzusetzen – und dabei gleichzeitig Ihre Organisation zu entlasten.

2       AUFGABEN VON DATENSCHUTZBERATER:INNEN: MEHR ALS NUR RECHTLICHE BERATUNG

Datenschutzberater:innen übernehmen vielfältige Aufgaben, die weit über die reine Rechtsberatung hinausgehen. Sie agieren als strategische Partner:innen, die Ihre Organisation in folgenden Bereichen unterstützen:

2.1       DURCHFÜHRUNG VON DATENSCHUTZ-AUDITS

Sie analysieren Ihre bestehenden Prozesse und identifizieren Schwachstellen in der Datenverarbeitung. Dabei prüfen sie, ob Ihre Organisation die Anforderungen der DSGVO, des KDG und des TDDDG erfüllt. Das Ergebnis ist ein klarer Maßnahmenplan zur Verbesserung Ihrer Datenschutzpraxis.

2.2      RISIKOBEWERTUNGEN UND DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNGEN (DSFA)

Bei neuen Projekten oder Technologien, die potenziell hohe Risiken für personenbezogene Daten bzw. Betroffene bergen, unterstützen Datenschutzberater:innen Die Verantwortlichen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Sie bewerten die Risiken und empfehlen geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung.

2.3     STELLUNG ALS EXTERNE:R DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE:R

Viele Organisationen entscheiden sich dafür, die Rolle des Datenschutzbeauftragten extern zu vergeben. Externe Datenschutzberater:innen übernehmen diese Funktion und gewährleisten die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.

2.4     UNTERSTÜTZUNG BEI DER UMSETZUNG VON DATENSCHUTZGESETZEN

Datenschutzberater:innen helfen Ihnen, die Anforderungen der für Sie gültigen Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO, BDSG, KDG, TDDDG, EU AI Act) in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Sie entwickeln gemeinsam mit Ihnen praxisnahe Lösungen, die sowohl rechtssicher als auch effizient sind.

2.5      SCHULUNG UND SENSIBILISIERUNG IHRER MITARBEITENDEN

Ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes ist die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Datenschutzberater:innen bieten praxisorientierte Schulungen an, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen zu stärken und die Einhaltung der Vorschriften im Arbeitsalltag zu fördern.

3       VOKABELKUNDE: ZENTRALE BEGRIFFE IM DATENSCHUTZ VERSTÄNDLICH ERKLÄRT

3.1       EINWILLIGUNG

Definition: Die Einwilligung ist die freiwillige, informierte und unmissverständliche Zustimmung einer betroffenen Person zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

Verantwortlich: Der Verantwortliche (z. B. Unternehmen, Verein) muss sicherstellen, dass eine gültige Einwilligung vorliegt und diese dokumentieren.

Schwellenwerte & Voraussetzungen:

·       DSGVO: Gilt für alle Organisationen, unabhängig von Größe oder Branche.

·       KDG: Gilt für alle kirchlichen Organisationen, schriftliche Einwilligung empfohlen und bei besonderen Kategorien erforderlich, bei der Einwilligung zu verschiedenen Zwecken z. B. innerhalb eines Teilnahmeformulars, müssen diese in klarer, einfacher Sprache dargelegt werden.

Rechtsgrundlagen:

·       DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7, Art. 8 (bei Kindern)

·       KDG: § 6 Abs. 1 lit. b, § 8

·       TDDDG: Im Bereich der Telemedien, z. B. Websites mit Cookies, regelt das TTDDDG die Anforderungen an eine wirksame Einwilligung, z. B. mittels Consent-Banner

·       EU AI Act: Bezieht sich auf die Einwilligung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Systeme.

Typische Anwendungsfälle für Unternehmen/Vereine:

Fall 1:

Ein Mitarbeiter soll auf dem Intranet-Foto der Weihnachtsfeier erscheinen.

Fall 2:

Ein Verein möchte einen Newsletter verschicken.

3.2     VERZEICHNIS VON VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN (VVT)

Definition: Das VVT ist eine Dokumentation aller Prozesse d.h. Verarbeitungstätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verantwortlich: Der Verantwortliche muss das VVT führen und aktuell halten. Hier kann er durch eine:n Datenschutzberater:in unterstützt werden.

Schwellenwerte & Voraussetzungen:

·       DSGVO: Alle Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitenden oder wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt oder besondere Datenkategorien betroffen sind z. B. Lohnbuchhaltung oder ein Risiko für die Rechte und Freiheiten besteht.

·       KDG: wie DSGVO

Rechtsgrundlagen:

·       DSGVO: Art. 30

·       KDG: § 31 i.V.m. § 1 KDG-DVO

Typische Anwendungsfälle für Unternehmen/Vereine:

Fall 1:

In einer Arztpraxis werden Patientendaten in einer Software verwaltet.

Fall 2:

Ein Unternehmen nutzt eine Lohnbuchhaltungs-Software.

3.3     TECHNISCH-ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN (TOMS)

Definition: TOMs sind Maßnahmen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten geschützt sind. Dazu gehören sowohl technische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung) als auch organisatorische Maßnahmen (z. B. Zugriffsberechtigungen).

Verantwortlich: Der Verantwortliche muss angemessene TOMs implementieren.

Schwellenwerte & Voraussetzungen:

·       DSGVO & KDG: Gilt für alle Organisationen, unabhängig von Größe oder Branche.

Rechtsgrundlagen:

·       DSGVO: Art. 32

·       KDG: § 26

Typische Anwendungsfälle für Unternehmen/Vereine:

Fall 1:

Im Büro dürfen nur die Personalverantwortlichen auf Bewerbungen zugreifen.

Fall 2:

Der Laptop des Vereinsvorstandes (mit sensiblen Mitgliederdaten) wird verschlüsselt.

3.4     DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNG (DSFA)

Definition: Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein strukturierter Prozess zur Bewertung der Risiken, die durch die Verarbeitung personenbezogener Daten entstehen können, sowie zur Festlegung von Maßnahmen, um diese Risiken zu minimieren. Eine DSFA wird dann erforderlich, wenn eine Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt.

Verantwortlich: Der Verantwortliche muss die DSFA durchführen, gegebenenfalls mit Unterstützung durch den:die Datenschutzberater:in.

Schwellenwerte & Voraussetzungen:

·       DSGVO: Erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

·       KDG: Entsprechende Anforderungen bei hohen Risiken.

Rechtsgrundlagen:

·       DSGVO: Art. 35

·       KDG: § 35

Typische Anwendungsfälle für Unternehmen/Vereine:

Fall 1:

Ein Unternehmen führt eine KI-basierte Bewerbungssoftware ein, die Entscheidungen automatisch trifft.

Fall 2:

Ein kirchlicher Verband plant die Einführung von Office 365 über das umfangreiche Beschäftigten- und Mitgliederdaten verarbeitet werden.

3.5     AUFTRAGSVERARBEITUNGSVERTRAG (AVV)

Definition: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, wie personenbezogene Daten im Auftrag einer anderen Stelle verarbeitet werden. Er legt fest, wer was wie tun darf d.h. die Verantwortlichkeiten, Zwecke der Verarbeitung, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOMs) und Kontrollrechte. Ein AVV kann für eine dauerhafte Zusammenarbeit, ein einmaliges Projekt oder zeitlich befristet abgeschlossen werden.

Verantwortlich: Der Verantwortliche (z. B. ein Unternehmen oder Verein) muss vor Beginn der Verarbeitungsicherstellen, dass ein AVV mit dem Dienstleister (Auftragsverarbeiter) geschlossen wird. Der Auftragsverarbeiter darf Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.

Schwellenwerte & Voraussetzungen:

·       DSGVO & KDG: Gilt für alle Organisationen, unabhängig von Größe oder Branche, wenn diese im Auftrag für andere personenbezogene Daten verarbeiten. Der Auftragsverarbeiter muss zudem ein VVT für Auftragsverarbeiter führen.

Rechtsgrundlagen:

·       DSGVO: Art. 28

·       KDG: § 29

Typische Anwendungsfälle für Unternehmen/Vereine:

Fall 1:

Ein mittelständisches Unternehmen nutzt einen externen Anbieter für das Hosting und die Wartung seiner CRM-Software. Dieser Dienstleister hat Zugriff auf Kundendaten, darunter Namen, Kontaktdaten und Vertragsinformationen.

Fall 2:

Ein Sportverein beauftragt ein externes Webdesign-Studio mit der Pflege seiner Vereinswebsite. Dieses Studio übernimmt auch das Hosting und verwaltet Mitgliederbereiche, in denen persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten verarbeitet werden.

Diese detaillierte Übersicht soll Ihnen helfen, die Anforderungen der verschiedenen Datenschutzgesetze besser zu verstehen und umzusetzen. Bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

4      FAZIT: DATENSCHUTZBERATUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Datenschutz ist kein lästiges Übel, sondern ein Wettbewerbsvorteil. Mit professioneller Unterstützung durch Datenschutzberater:innen können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation den gesetzlichen Anforderungen entspricht, Risiken minimiert und das Vertrauen von Kund:innen und Mitgliedern stärkt.

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